Plannen: do’s & don’ts

Plannen.. Tsja, dat is voor sommigen nog wel een dingetje. De ene persoon is een geboren planner, terwijl een ander een complete chaoot is als het op plannen aankomt. Maar wat zijn nu de do’s en don’ts van het plannen? Oh, en ook nog zoiets.. als die planning er eenmaal is.. Je eraan houden! Dat is pas een kunst!

Ikzelf ben een geboren planner, als ik het zo mag noemen. Chaos is niet echt aan mij besteed wanneer het op werken aankomt. In mijn hoofd kan het dan nog zo’n erge chaos zijn, in het werk zie je dat vrijwel nooit terug. Een zegen, volgens velen. Toch is het altijd alles goed en strak kunnen plannen en naleven niet altijd even prettig. Vandaar: de do’s en don’ts!

Dus, eerst maar eens die planning maken! Dit kun je eigenlijk in een viertal stappen, snel en makkelijk, doen. Hieronder zie je hoe:
Stap 1: Bekijk goed welke taken je wil gaan uitvoeren. Bedenk ook alvast hoeveel tijd deze taken zullen vragen van je. Kun je ze in één keer afronden of moet je er toch wel vaker voor gaan zitten? Zitten er taken tussen die je slechts 5 tot 10 minuten bezig zullen houden? Zet deze dan bovenaan je to-do lijst óf beter nog: voer ze meteen eventjes uit. Onder het mom van ‘het kan maar vast gedaan zijn’. Deze taken hoef je dan vervolgens niet in je planning op te nemen en dat scheelt vaak al, want het brengt een stuk minder chaos in je to-do lijst. Kijk dan ook nog eventjes naar je sociale activiteiten die je gepland hebt staan, maar ook naar wanneer je nog moet werken of naar school moet. Ook dit is handig om op te nemen in je planning, want op die momenten kun je niet aan je to-do lijst werken.

Stap 2: Kijk nu goed naar de tijd die je tot je beschikking hebt. Wanneer moet iets af zijn? Alles tegelijk of zijn er meerdere deadlines? Zijn er meerdere deadlines, zet deze dan eventjes op volgorde van welke deadline eerst komt tot aan de laatste. Zo weet je zeker dat je de belangrijkste dingen eerst doet. Benut de tijd die je hebt ook goed, dus ga niet onnodig andere dingen tussendoor plannen. Heb je bijvoorbeeld over 2 weken een deadline voor een werkstuk of iets dergelijks, en over 4 weken een andere belangrijke deadline, werk dan toch als eerst vooral aan die eerste deadline. Daarna heb je nog twee weken voor je tweede deadline, alle tijd nog dus! (Uiteraard kun je in de eerste twee weken ook wel al aan je tweede deadline werken, maar plan dit wel zodanig dat je eerste deadline niet in gevaar komt).

Stap 3: Goed, er zijn natuurlijk altijd dingen die je wilt doen en die je móét doen. Maak van beiden een lijstje. Schat vervolgens in hoeveel tijd je nodig hebt voor iedere taak en het geheel. Moet je iets leren, dan kun je heel wat tijd uittrekken. Een gemiddeld persoon leert zo’n 5 tot 6 pagina’s per uur. Dan hebben we het dus niet over lezen, want je leest natuurlijk normaal gesproken veel meer in een uur. Dat je zo weinig bladzijdes in een uur leert, betekent dus ook dat je hier met een dagje niet klaar mee bent. Je zult hier dus een langere planning aan hebben, verspreid over een aantal dagen, misschien zelfs wel weken.

Stap 4: De laatste stap.. Nu ga je je daadwerkelijke planning maken. Je hebt je kleine taken al afgerond en helemaal voltooid, dus daar hoef je niet meer naar om te kijken. Je hebt een lijstje van de dingen die je wil doen en die je moet doen. Een lijstje van welke activiteiten je op je planning wil gaan zetten en het tijdsbestek dat je hiervoor nodig denkt te hebben. En misschien wel het belangrijkste van alles: de tijd die je hebt. Dus, nu maak je je planning. Je zet in je planning de tijden van je sociale activiteiten, school en/of werktijden. Zo heb je meteen een duidelijk overzicht over wanneer je dus tijd hebt om aan je taken te werken. Ben je nog niet zo’n ervaren planner? Dan is het af te raden om je planning meteen in je agenda te schrijven. Neem dan een A4blaadje waar je je planning op schrijft of typ het uit in een word document en plak deze in je agenda.

En dan kun je gaan beginnen aan de uitvoering van je planning! Heb je iets gedaan? Vink het af of markeer het met een markeerstift. Zo zie je steeds hoe ver je al bent en wat er nog gedaan moet worden.

Do’s
* Een duidelijke weergave van sociale activiteiten, werktijden en schooltijden opnemen in je planning.
* Je planning evalueren. Terugkijken op je planning is een enorm goed leerpunt. Hoe ging het? Heb je je goed aan de planning gehouden of had je er moeite mee? Heb je het aan moeten passen? Was je soms later met de uitvoering van een bepaalde taak of was je juist eerder klaar? Neem dit allemaal mee voor je volgende planning in de toekomst. Zo zul je een steeds betere planner worden.
* Wat ook nog wel eens kan helpen is je doelen SMART formuleren, oftewel Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdsgebonden.
Specifiek: Wat wil je precies gaan doen?
Meetbaar: Hoe kan ik zien wat er gedaan is? Bijvoorbeeld het aantal pagina’s dat je gaat leren.
Acceptabel: Is het acceptabel? Is het niet te overdreven?
Realistisch: Is het voor jou realistisch? Kun jij dit in het gestelde tijdsbestek voor elkaar krijgen?
Tijdsgebonden: En natuurlijk de tijd. Welke tijd heb je ervoor?

Don’ts
* Plan je planning niet bomvol, want je hebt ook je ontspanning nodig van tijd tot tijd (vandaar ook je sociale activiteiten). Let wel, het is verstandig om ook je ontspanning aan te geven in je planning, zodat je weet wanneer je dit kunt doen.
* Houd rekening met dagen waarop je niet in de mood bent om iets te gaan doen van je planning. Dit mag namelijk niet gelijk betekenen dat heel je planning in de war geschopt wordt. Zorg daarom voor wat speling in je planning. Dat kun je doen door taken over meerdere dagen te verspreiden. Ben je dan eerder klaar dan is dat mooi, maar mocht het nodig zijn heb je wel die extra tijd tot je beschikking.
* Houd ook rekening met onverwachtse dingetjes. Mede hierom zul je die speling nodig hebben. Het gebeurt, onbewust, heel vaak nog dat je je bedenkt dat er nog iets heel belangrijks was dat je moest doen, en tsja, dat moet dan toch in je planning passen.
* Kun je je niet aan de gemaakte planning houden? Ga er dan eens voor zitten en kijk realistisch naar je planning. Is dit wel jouw manier van werken, heb je meer tijd nodig? Verander het naar een realistischer beeld voor jou. Maar waak ervoor dat je niet om ieder wissewasje je planning compleet om gaat bouwen. Daar is die planning niet voor tenslotte. Dan kost het veranderen van je planning meer tijd, dan je taken uitvoeren. Heb je gisteren een taak niet volledig afgekregen of ben je nog niet begonnen? Doe dat dan vandaag en maak het af zodra je kan en streep het van je planning af zodra het voltooid is.

Zoals je ziet zijn er niet veel do’s en don’ts, want ook dat blijft overzichtelijker wanneer het geen ellenlange lijst is. Zorg ervoor dat je planning ook niet eindeloos lijkt. Maak desnoods meerdere planningen, met je belangrijkste taken als eerste planning.

Was dit artikel nuttig? ‘Like’ het onderaan de pagina of op Facebook!

Advertenties

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s